Если на протяжении всего года компания не вычитала у сотрудника подоходный налог, она должна письменно, не позже 1 марта следующего года, уведомить налоговую о доходе, с которого не вычитался налог, и о размере не удержанного налога. Форму данного уведомления можно обговорить, так как четкие указания по ее предоставлению отсутствуют (письмо Минфина России от 31.01.18 № 03-04-06/5527).
Поступить таким образом можно в следующих ситуациях:
- сотрудник получал зарплату не в денежной, а в натуральной форме — соответственно сделать вычет не представлялось возможным;
- по каким-либо причинам налог вычтен не был, а работник уже уволился из компании.
Есть и другие причины, которые препятствуют вычету НДФЛ.
Для того чтобы подать информацию о невозможности вычета, необходимо проставить признак «2» в справке по форме 2-НДФЛ. Данный документ должен сопровождаться заявлением произвольной формы о невозможности вычесть налог. Если справки подаются на более чем 25 работников, то сделать это можно только в электронном виде – по телекоммуникационным каналам связи. В остальных случаях сведения можно предоставить в бумажной форме. Необходимо также приложить 2 экземпляра реестра сведений о доходах физлиц (в первом случае их подавать не нужно).
Правила предоставления информации о доходах четко определены. А как подать в налоговую информацию о неудержанном налоге? Об этом ничего не сказано. Однако Минфин в том же письме сообщает о том, что компания и физлицо вправе решить между собой, как подавать сведения: на бумаге или электронно.